Ein Fußballturnier ist eine Angelegenheit, die sowohl im Vorfeld als auch danach einer erheblichen Organisation bedarf. Was Sie beachten sollten, wenn Sie ein Fußballturnier veranstalten möchten, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Wann sollte ich mit der Planung beginnen?
Je nachdem, wie viele Mannschaften an dem Turnier teilnehmen und welches Rahmenprogramm stattfinden soll, sollte die Planung zwischen vier und sechs Monate vor dem eigentlichen Termin beginnen.
Im ersten Schritt bestimmen Sie einen Verantwortlichen, der das Sagen hat. Des Weiteren sollte ein Organisationskomitee zusammengestellt werden, welches die einzelnen Aufgaben delegiert, umsetzt und überprüft.
Diese Aufgaben müssen als erstes übernommen werden:
- Termin für das Fußballturnier festlegen und allen weiteren wichtigen Personen und Organisationen mitteilen
- Den Austragungsort bestimmen und ggf. mieten
- Alle wichtigen Genehmigungen für die Veranstaltung einholen
- Überprüfen, ob der Fußballplatz allen Anforderungen genügt oder ob Verbesserungsbedarf besteht
- Sponsoren suchen, die das Turnier finanziell unterstützen. Im Gegenzug profitieren die Sponsoren von einer groß angelegten Werbeaktion
- Andere Vereine zum Turnier einladen
Sobald der Termin und der Austragungsort feststehen und sicher ist, dass alle Genehmigungen erteilt werden, können die Einladungen an die weiteren Vereine versendet werden.
Eventuell macht es Sinn, wenn Sie für das Turnier ein Bankkonto einrichten, denn einige Kosten müssen sicherlich per Überweisung getragen werden.
Alle Daten erfassen: Der zweite Schritt zum erfolgreichen Fußballturnier
Wenn Sie die Einladungen an die anderen Vereine übersenden, vergessen Sie nicht, diesen eine Anmeldung beizufügen. Der jeweilige Verein füllt die Anmeldung aus und sendet Sie bis zum gewünschten Termin an die Organisatoren des Turniers zurück.
Dies ist einer der wichtigsten organisatorischen Schritte, denn die Anzahl der teilnehmenden Vereine muss frühzeitig feststehen, damit ein Spielplan erarbeitet werden kann.
Am besten erinnern Sie ca. zwei Wochen vor dem Fristablauf noch einmal an die Einreichung der Anmeldung, sollten einige Vereine diese noch nicht abgegeben haben.
Erstellen des Spielplans
Im nächsten Schritt kann der Spielplan erstellt werden. Dieser sollte alle teilnehmenden Vereine berücksichtigen und es sollte ein System – beispielsweise das K.O.-System – festgelegt werden. Wie Sie vorgehen möchten, entscheiden Sie und Ihr Organisationskomitee selbst.
Neben dem Spielplan sollte auch das Rahmenprogramm zu diesem Zeitpunkt geplant und getaktet werden, damit am Veranstaltungstag alles reibungslos funktioniert.
Haben Sie den Spielplan erstellt, wenden Sie sich an den Kreisvorsitzenden und lassen diesem die Turnieranmeldungen sowie Informationen zum Spielplan und zum Rahmenprogramm zukommen.
Unterstützungen aller Art organisieren
Eine der wichtigsten Personen bei jedem Fußballturnier ist der Schiedsrichter. Dieser sollte selbstverständlich auch bei Ihrem Turnier nicht fehlen, sodass Sie ihn ca. drei Monate vor dem Termin anfragen sollten. Wenden Sie sich hierfür an den Schiedsrichter-Obmann, der Ihnen einen kompetenten Schiedsrichter – oder bei Bedarf auch mehrere – zuteilt.
Ebenso müssen Sie für diesen Tag bereits die Ersthelfer – also den Rettungsdienst – anmelden, denn die Erste Hilfe vor Ort muss gewährleistet sein.
Beginnen Sie ebenfalls rechtzeitig mit der Organisation von Helfern und Betreuern und ggf. einer Security, sodass sowohl die Gäste als auch die Spieler bestmöglich versorgt sind und es ihnen an nichts mangelt.
Werbemaßnahmen nicht vergessen
Damit Sie bei Ihrem Turnier zahlreiche Besucher begrüßen können, sollten Sie rechtzeitig mit der Werbung starten.
- Fertigen Sie die notwendigen Werbeplakate oder Handzettel an
- Verfassen Sie eine Pressemitteilung und verteilen Sie diese an die Presse
- Verteilen Sie die Werbeplakate und die Handzettel
- Hinterlegen Sie alle wichtigen Termine des Turniers auf der Website Ihres Vereins
- Informieren Sie ggf. Zeitungs-, Radio- oder TV-Redaktionen
Organisieren Sie das „Drumherum“
Zu jedem Fußballturnier gehören gute Getränke sowie kleine Snacks und auch ein gelungenes Rahmenprogramm, mit dem beispielsweise kleine Gäste bespaßt werden.
Spätestens zwei Monate vor dem Turnier sollten Sie daher die folgenden Dinge organisieren:
Unterstützung innerhalb des Vereins
- Ausschank von Getränken (eventuell muss eine Ausschankgenehmigung eingeholt werden)
- Vor- und Nachbereitung des Platzes durch Vereinsmitglieder oder deren Angehörige
- Ausgabe von Speisen (beispielsweise Kuchen oder Bratwurst)
Ehe Sie sich um die Organisation des Ausschanks der Getränke sowie der Ausgabe von Speisen kümmern können, müssen Sie vereinsintern nachfragen, welche Mitglieder einen Kuchen oder beispielsweise einen Salat beisteuern und woher die weiteren Speisen stammen sollen bzw. wie sie finanziert werden.
Externe Unterstützung
- Es besteht auch die Möglichkeit, externe Anbieter mit dem Ausschank sowie dem Zubereiten der Speisen zu beauftragen. Dies empfiehlt sich jedoch nur, wenn Ihr Vereinsbudget hoch genug hierfür und das Turnier bereits etabliert ist.
- Möchten Sie beispielsweise eine Hüpfburg oder andere Attraktionen für das Rahmenprogramm nutzen, bestellen Sie diese ebenfalls rechtzeitig.
Kümmern Sie sich um die Preise
Bei jedem Turnier gibt es Teilnehmer und Gewinner, die mit entsprechenden Preisen, Pokalen oder Medaillen bedacht werden. Auch diese Preise sollten Sie spätestens zwei Monate vor dem Turnier organisieren.
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Die abschließende Organisation vor dem Turnier
Damit bei dem Fußballturnier wirklich nichts schiefgeht, sollten Sie spätestens einen Monat vorher die folgenden Dinge erledigen:
- Erstellen eines Zeitplanes für alle anfallenden Aufgaben
- Zeitplan mit den Helfern und Betreuern besprechen
- Fußball-Ausstattung überprüfen
- Getränke und Speisen bestellen (falls notwendig)
- Turnier- und Programmplan an alle teilnehmenden Vereine schicken
- Strom- und Wasserversorgung checken und ggf. anmelden
- DJ oder Musikanlage bestellen (Achtung: Hier wird eine Abgabe an die GEMA fällig)
- Spielfeld checken und ggf. in Ordnung bringen
- Eine Turnierleitung bestimmen
- Die Finanzen im Blick behalten (Wurden alle Rechnungen bezahlt? – Sowohl eingehend als auch ausgehend?)
- Kontrolle aller Lieferungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Sicherstellen, dass am Turniertag alles wie geplant läuft
Während des gesamten Turniertages sollten Sie sicherstellen, dass alles wie geplant läuft. Zuständig hierfür sind die Helfer und Betreuer.
Nach dem Turnier ist vor dem Turnier
Damit beim nächsten Turnier alles bestens funktioniert, sollten Sie nach jedem Turnier eine umfangreiche Auswertung vornehmen. Diese ist wichtig, um Schwachstellen zu entdecken und diese beim nächsten Mal zu verbessern.
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